Sự kiện xanh không có chính sách về tính bền vững của sự kiện giống như một chuyến đi mà không có bản đồ hoặc đi bộ đường dài mà không có la bàn. Hãy bắt tay vào một cuộc hành trình mà không có ai có thể khiến bạn cảm thấy hơi lạc lõng.

Sự bền vững của sự kiện là một chủ đề phức tạp, điều này chỉ trở nên khó khăn hơn nếu thiếu ý định và chiến lược rõ ràng. Chính sách về tính bền vững của sự kiện có thể tạo nền tảng cho các nỗ lực tổ chức sự kiện bền vững để chúng đạt được kết quả mong muốn của các nhà tổ chức, nhà tài trợ, người tham dự và các bên liên quan khác. Đây phải là bước đầu tiên trong việc lập kế hoạch cho một sự kiện bền vững, nhưng thường đến sau khi thực hiện các phương pháp tốt nhất về các vấn đề xanh. Trên thực tế, sự hiện diện của một chính sách được cho là yếu tố nâng tầm các sự kiện xanh từ xu hướng trải nghiệm mới thành một chiến lược quy hoạch với đề xuất giá trị rõ ràng. Vậy làm thế nào bạn có thể kiểm soát các ý định về tính bền vững của sự kiện để đạt được những nỗ lực xanh có hiệu quả với bạn?

Tại sao Tôi nên Phát triển Chính sách Bền vững Sự kiện?

Rất ít sự kiện xanh có chính sách hướng dẫn hành động và thường dựa vào checklist để thực hiện các phương pháp hay nhất. Nhưng mục tiêu cơ bản của các phương pháp đa dạng hay nhất là gì? Chính sách về tính bền vững của sự kiện sẽ  trả lời câu hỏi này và có thể hỗ trợ các nhóm lập kế hoạch bằng cách:

Làm rõ các ý định ưu tiên để có thể đạt được lợi nhuận mong muốn. Các chương trình sự kiện chỉ mang màu xanh lá cây, thể hiện chúng vào phút cuối trông giống như cưỡi ngựa xem hoa. Những “chính sách” như vậy tại thành một mớ hỗn hợp các hành động ngẫu nhiên thiếu mục tiêu rõ ràng. Bạn sẽ không lập kế hoạch cho sự kiện của mình nếu không có kinh nghiệm hoặc mục tiêu kinh tế rõ ràng, vậy tại sao chương trình bền vững của bạn phải khác biệt?

Định hướng cho nhân viên và nhà cung cấp cách sử dụng thời gian và nguồn lực. Một trong những nỗi thất vọng phổ biến nhất được các nhà lập kế hoạch tổ chức sự kiện liên quan đến tính bền vững trích dẫn là họ không có thời gian chú ý đến nó. Các nhà cung cấp có thể bị thách thức khi các yêu cầu về tính bền vững có xu hướng xuất hiện nhiều hơn sau khi ký hợp đồng, thay vì đưa vào các quy trình xác định phạm vi. Các chính sách bền vững chính thức hóa các kỳ vọng, đưa ra các ưu tiên rõ ràng để tuân theo ngay từ đầu.

Giảm thiểu rủi ro. Là đại diện của các nhà tài trợ và tổ chức, các sự kiện phải đối mặt với nhiều rủi ro về uy tín. Các chính sách về tính bền vững của sự kiện có thể trở thành phương tiện để xác định và xử lý các rủi ro “nếu xảy ra”, chẳng hạn như các vấn đề đạo đức, quyết định tìm nguồn cung ứng thiếu trách nhiệm, quy trình đấu thầu tham nhũng, tranh chấp lao động và các vấn đề xã hội và môi trường khác có thể gây ra quan hệ công chúng tiêu cực.

Hiệp hội Năng lượng gió Hoa Kỳ gần đây đã thông qua chính sách về tính bền vững của sự kiện để cung cấp hướng dẫn cho các nhà tổ chức về cách thúc đẩy việc sử dụng năng lượng gió trong chuỗi cung ứng sự kiện. “Mục tiêu của chúng tôi là thể hiện giá trị mà chúng tôi (Trái tim) Năng lượng gió trong tất cả những gì chúng tôi làm, bao gồm cả các sự kiện,” Elesha Peterson Carr, Giám đốc, Kế hoạch Hội nghị & Hậu cần Sự kiện cho biết. “Chúng tôi biết nhiệm vụ này là quan trọng đối với các thành viên của chúng tôi và nó giúp chúng tôi làm rõ rằng chúng tôi muốn các nhà cung cấp cung cấp các dịch vụ hỗ trợ năng lượng gió, ngay cả khi điều đó có nghĩa là giáo dục họ về cách làm điều đó.”

5 bước để tạo chính sách bền vững cho sự kiện

Lộ trình thay đổi tùy thuộc vào bản chất của sự kiện, mức độ tham gia của các bên liên quan dự kiến và các nguồn lực sẵn có. Các bước phổ biến trong hành trình chính sách có thể bao gồm:

1. Làm rõ Phạm vi

• Điều quan trọng là phải xác định ngay từ đầu những gì chính sách sẽ áp dụng và đây là một bài tập về thiết lập ranh giới.
• Biết các giới hạn:
• Xem xét quy mô chính sách. Chính sách có bao gồm một sự kiện không? Nhiều sự kiện? Một bộ phận? Hay toàn bộ tổ chức?
• Kiểm soát chính sách. Chính sách có thể kiểm soát ở mức độ nào so với những gì nó có thể ảnh hưởng đơn thuần.
• Nó áp dụng ở đâu. Phần nào của sự kiện sẽ bị ảnh hưởng bởi chính sách?

2. Nghiên cứu vấn đề

Một chính sách là tuyệt vời, nhưng nó sẽ trở nên thừa nếu nó không giải quyết đúng các vấn đề và những vấn đề sẽ ảnh hưởng đến sự kiện của bạn:

Làm cho nó có liên quan:

• Ai nên xác định những vấn đề này? Ai là người có trình độ cao nhất cũng như có góc nhìn tốt hơn về các vấn đề có thể phát sinh.
• Xem xét các bên liên quan. Chúng ta sẽ xem xét vấn đề này sâu hơn và cuối cùng trong quá trình nghiên cứu này, bạn cần xem xét liệu bạn nghĩ những thách thức bền vững quan trọng nhất của bạn là gì và liệu chúng có phù hợp với quan điểm của các bên liên quan khác hay không?
• Nhìn vào đích đến. Nghiên cứu phải giải quyết được vấn đề một cách đúng đắn. Các vấn đề và mối quan tâm về tính bền vững cụ thể và có liên quan đến sự kiện của bạn.

3. Trao đổi với các bên liên quan

Là một người lập kế hoạch sự kiện, bạn có thể có một quan điểm cho rằng chất thải rắn là vấn đề bền vững trong sự kiện lớn nhất của bạn cần được giải quyết bằng chính sách của bạn, vì nó cũng là thứ bạn có một số quyền kiểm soát. Tuy nhiên, điều này có thể không giống với các bên liên quan khác đối với sự kiện của bạn. Ví dụ: có thể những người tham dự sự kiện của bạn có các ưu tiên khác nhau và cảm thấy ưa thích hơn về tính bền vững của thực phẩm.

Giải quyết các vấn đề phù hợp:

Tập trung các nhóm. Nói chuyện theo nhóm cho mỗi bên liên quan để tìm ra các vấn đề và mối quan tâm chính của họ khi nói đến tính bền vững của sự kiện.

Thực hiện các cuộc khảo sát. Đưa ra các cuộc khảo sát cho những người tham dự trước trong quá trình theo dõi có một trong hai câu hỏi về tính bền vững. Bằng cách đó, bạn sẽ nhắm mục tiêu cụ thể nhân khẩu học của mình và mối quan tâm của họ.

Đánh giá. Thực hiện các đánh giá xem xét trước các tác động bền vững đối với từng bên liên quan riêng lẻ. Ví dụ: những cư dân lân cận sự kiện của bạn có thể bị làm phiền bởi tiếng ồn tiềm ẩn hoặc tắc nghẽn giao thông.

4. Kiểm kê tài nguyên

Điều cực kỳ quan trọng là bất kỳ chính sách về tính bền vững của sự kiện nào cũng phải được lọc cho các nguồn lực sẵn có về thời gian và tiền bạc. Điều này sẽ đảm bảo bạn được trang bị để đạt được những gì bạn đang mong muốn.

Tổ chức tài nguyên:

Tạo một ngân sách cụ thể. Phân bổ tiền trực tiếp cho chính sách bền vững hoặc việc thực hiện của bạn để đây là điều cần được tính trước trong các giai đoạn lập kế hoạch và bạn biết mình sẽ không cạn kiệt.

Dự báo. Chuẩn bị trước từng giai đoạn sự kiện và xem xét các tác động môi trường hoặc cơ hội cho từng sự kiện để bạn có thể đưa ra một hệ thống cần thiết để giải quyết vấn đề này nếu có nhu cầu.

Làm cho nó có thể đo lường được. Đảm bảo rằng trong hệ thống này có một tùy chọn để đo lường sự thành công và tác động của các vấn đề phát sinh về tính bền vững và nơi các chính sách chính sách, đảm bảo rằng bạn có thể thu thập hoặc theo dõi các phân tích liên quan đến nó

5. Tập trung vào các ý định

Mọi chính sách về tính bền vững của sự kiện phải xác định rõ những gì bạn muốn làm. Mặc dù không cần thiết phải đi sâu vào chi tiết của các kế hoạch hành động và yêu cầu kỹ thuật, nhưng điều quan trọng là bạn phải đưa ra, ưu tiên và đồng ý đưa ra những tuyên bố bao quát về những gì bạn dự định đạt được.

Đối với Lorien Henson, Giám đốc Tiếp thị Sự kiện Cấp cao tại Hootsuite, một chính sách về tính bền vững của sự kiện đã giúp vạch ra nghĩa vụ chăm sóc môi trường mà các nhà quản lý sự kiện nội bộ mong đợi. “Quá trình phát triển chính sách của chúng tôi tập trung sâu vào việc ngăn ngừa các tác động môi trường mà chúng tôi có thể kiểm soát, do nhiều sự kiện của chúng tôi được lồng ghép vào kinh nghiệm của bên thứ ba. Chính sách hướng dẫn nhân viên mua hàng thông minh hơn bằng cách tuân theo các tiêu chí bền vững nghiêm ngặt đáp ứng mục tiêu chính là giảm chất thải rắn. Bất kỳ mặt hàng nào chúng tôi mua phải đáp ứng hai trong số các tiêu chí cốt lõi của chúng tôi về giảm thiểu độc tố và phân loại chất thải và chúng tôi đang hướng tới ba tiêu chí trong tương lai. ”

4 Điều về Chính sách Bền vững Sự kiện của Bạn nên bao gồm:

ISO 20121 cung cấp một số hướng dẫn về các yếu tố cốt lõi cần có trong chính sách về tính bền vững của sự kiện. Bản thân chính sách phải là một tài liệu ngắn gọn được ký bởi quản lý cấp cao.

1. Giá trị

Đây thường là những nguyên tắc một từ hoặc một tuyên bố ngắn gọn mô tả tinh thần ứng xử được ngụ ý trong chính sách. Ví dụ về các giá trị bao gồm: đa dạng, minh bạch, quản lý, lãnh đạo và hòa nhập. Nó có thể giúp đảm bảo mỗi giá trị được xác định rõ ràng để chúng có thể dễ dàng nhận ra và được mô hình hóa.

2. Vấn đề

Các chính sách thường tồn tại vì có một vấn đề cần được xác định và giải quyết. Ví dụ, biến đổi khí hậu có thể là một vấn đề mà những người tham dự hội nghị quan tâm đến mức các nhà tổ chức được thúc đẩy hành động thông qua các mục tiêu giảm thiểu và hiệu quả năng lượng. Ngược lại, một lễ hội ngoài trời có thể bị chỉ trích vì tác động đến môi trường tự nhiên, kêu gọi nhà tổ chức đưa ra chính sách tập trung vào việc bảo vệ và phục hồi địa điểm tổ chức sự kiện.

3. Mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể

Các mục tiêu nên hướng vào việc giải quyết các vấn đề. Chúng phải THÔNG MINH: cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, thực tế và có thời hạn. Hầu hết các mục tiêu là những tuyên bố hành động ngắn gọn, đôi khi chỉ có hai từ: một động từ và một danh từ. Ví dụ: “cải thiện sức khỏe”, “giảm chất thải” hoặc “cải thiện sự hài lòng”. Mỗi mục tiêu cần có một chỉ số hiệu suất có thể được đánh giá, và các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn nên được thiết lập. Ví dụ: việc cải thiện mức độ hài lòng có thể được đánh giá bằng cách đánh giá từng sự kiện của người tham dự.

4. Cam kết

Các chính sách về tính bền vững của sự kiện cũng cần xác định mọi cam kết bên ngoài hoặc bên trong. Điều này có thể bao gồm các yêu cầu tuân thủ và vượt quá các nghĩa vụ pháp lý, cũng như bất kỳ hiệp định hay thoả thuận nào mà doanh nghiệp có thể đã ký kết, chẳng hạn như Hiệp ước Toàn cầu của Liên hợp quốc. Ở mức tối thiểu, tổ chức phải xác định cách tổ chức có kế hoạch báo cáo và truyền đạt tiến độ so với chính sách.

Chính sách Bền vững Sự kiện Nên được Sử dụng Ở đâu và Khi nào?

Sau khi chính sách được thiết lập, bước tiếp theo là triển khai và thu hút mọi người tham gia vào chính sách về tính bền vững của sự kiện. Có một số phần hợp lý cho quá trình này:

• Bao gồm các chính sách trong định hướng nhân viên, đào tạo, đánh giá và các chương trình khuyến khích.
• Tích hợp chính sách với mua sắm để đạt được thỏa thuận hợp đồng phản ánh chính sách.
• Thông báo cho các nhà tài trợ, diễn giả, người tham dự và những người tham gia sự kiện khác về chính sách để họ biết những gì sẽ xảy ra và chính sách ảnh hưởng đến họ như thế nào. Điều này có thể được thực hiện thông qua các thỏa thuận, đăng ký và xác nhận.
• Chia sẻ tiến độ thực hiện chính sách với các cơ quan truyền thông để các thông điệp chính có thể được củng cố thông qua bất kỳ quan hệ công chúng hoặc báo cáo nào.

(Còn tiếp)