33 Ý tưởng cuộc họp xanh dễ dàng

Đầu tiên và quan trọng nhất, bạn nên xem xét nếu bạn cần phải có một cuộc họp ngay từ đầu. Đơn giản chỉ cần tìm ra một giải pháp tốt hơn hoặc chỉ tổ chức các cuộc họp khi thực sự cần thiết là một ý tưởng bền vững tuyệt vời. Chúng tôi đã kết hợp mọi thứ mà chúng tôi đã học được để đưa ra các ví dụ về sự kiện bền vững nhằm tạo ra một sự kiện xanh hơn. Để sử dụng tốt, đây là một số ý tưởng họp xanh để bạn bắt đầu:

1. Vé điện tử / Thẻ kỹ thuật số

Không cần giấy tờ là lựa chọn đơn giản nhất và là lựa chọn mà các sáng kiến tích cực được khuyến khích. Thực hiện điều này bằng cách cung cấp vé kỹ thuật số, vé hoặc đơn giản là mã cho phép người tham dự truy cập để tránh các vấn đề kịch tính về vé, chi phí liên quan và tác động.

2. Lên Kế hoạch bữa ăn hữu cơ

Là lựa chọn lành mạnh hơn, thực phẩm hữu cơ cũng là lựa chọn bữa ăn có ít khí thải carbon hơn. Nó chỉ đơn giản là được trồng và vận chuyển như thế nào, vì vậy bạn có thể giảm điều này hơn nữa bằng cách chọn loại có nguồn gốc địa phương.

3. Sử dụng đồ thực

Nâng tầm đẳng cấp với đồ sành sứ thật có thể tái sử dụng, từ đĩa và cốc đến việc sử dụng dao kéo thích hợp, nó tránh được việc đóng gói và lãng phí dư thừa.

4. Nội thất thông minh

Cung cấp đồ nội thất kết hợp các tấm năng lượng mặt trời hoặc các nguồn năng lượng thay thế. Điều này cho thấy bạn vẫn có thể cung cấp các tùy chọn sạc công nghệ cao với tác động thấp hơn.

5. Săn lùng phương tiện công cộng

Cho phép khách của bạn khám phá thành phố bằng cách khuyến khích họ sử dụng các phương thức vận tải khác. Điều này có tác dụng lâu dài bởi vì nó nâng cao sự tự tin và kiến thức cho các phương tiện giao thông khác nhau có tỷ lệ thấp hơn so với tất cả những người sử dụng ô tô của họ.

6. Khuyến khích được tài trợ

Tạo văn hóa tái chế tại văn phòng hoặc trong cuộc họp bằng cách sử dụng các thùng nhựa có thể nhìn xuyên thấu với các lỗ. Khách tự lắp vào chúng bằng đồ tái chế của mình và khi được lấp đầy, các nhà tài trợ cam kết quyên góp cho những mục đích xuất sắc. Gây quỹ một cách hoàn hảo và bền vững và giúp đỡ nhiều mụctiêu khác cùng một lúc.

7. Vận tải phối hợp

Nếu bạn đang cung cấp dịch vụ tài xế riêng hoặc các VIP khác, có thể cần một chiếc ô tô. Vì vậy, hãy chọn một chiếc xe điện hoặc xe hybrid hiệu suất cao để giảm lượng khí thải và dấu chân carbon.

8. Dịch vụ đưa đón

Tuy nhiên, chủ yếu, bạn nên khuyến khích người tham dự đi chung xe. Cung cấp dịch vụ đưa đón cho phép khách gặp nhau ở vị trí trung tâm dễ dàng hơn và sau đó đi du lịch cùng nhau. Đây cũng có thể là một cách tuyệt vời để giữ đúng lịch trình khi bạn biết khi nào tất cả khách sẽ đến hoặc rời đi!

9. Phòng chờ được hỗ trợ bởi mọi người

Phòng chờ là cơ hội kết nối tuyệt vời và các hoạt động giúp phá băng, vì vậy hãy kết hợp cả hai với các cuộc họp xanh với các lựa chọn bền vững. Đây có thể là các trò chơi và ưu đãi hỗ trợ bằng xe đạp hoặc máy chạy bộ, vì vậy một thứ nhỏ hơn như những chiếc xe đạp sinh tố rất được ưa chọn và làm cho sự kiện của bạn thêm ấn tượng và thú vị.

10. Trạm sạc chạy bằng năng lượng mặt trời

Các sự kiện sinh thái hoặc xanh vẫn có thể kết hợp công nghệ như các trạm sạc năng lượng mặt trời bật, chúng sẽ làm cho các sự kiện ngoài trời trở nên hoàn hảo, phù hợp với khí hậu nắng hơn hoặc các sự kiện theo mùa nhưng sẽ đặc biệt phù hợp với lễ hội mùa hè.

11. Đặt hàng bằng máy tính bảng

Loại bỏ hoàn toàn nhu cầu về thực đơn bằng cách sử dụng iPad hoặc máy tính bảng kết nối với hệ thống đặt hàng trong nhà bếp. Tiết kiệm thời gian, công sức và giảm thiểu sai sót của con người, ngoài ra nó còn tiết kiệm chi phí in ấn và thúc đẩy tính bền vững.

12. Trả lời trực tuyến

Không cần bản ghi nhớ, ghi chú hay giấy viết thư chính thức. Email hoặc hệ thống trả lời trực tuyến có thể hiệu quả hơn với ít tác động đến môi trường hơn. Ngoài ra, bạn cũng có thể gửi lời nhắc và cập nhật dễ dàng.

13. In hai mặt

Nếu thực sự cần thiết phải in, hãy chọn in hai mặt. Nó tiết kiệm giấy và dễ dàng hơn trong các gói thông tin thay vì có quá nhiều giấy để mọi người phải quản lý.

14. Đồ uống số lượng lớn

Tránh mua các chai nước hoặc đồ uống riêng lẻ và thay vào đó hãy chọn một bộ phân phối hoặc bình đựng số lượng lớn. Một bình thủy tinh và 6 ly không có rác thải nào so với 6 chai và ly nhựa.

15. Cuộc họp từ xa

Mọi thứ có phải được thực hiện bằng tiếp xúc vật lý không? Nếu không, hãy xem xét các cuộc họp từ xa với tác động môi trường thấp hơn đáng kể.

16. Hợp tác với tổ chức thiện nguyện địa phương

Hợp tác với các tổ chức thiện nguyện ​​địa phương để thức ăn của sự kiện được chia sẻ đến những người vô gia cư hoặc những người cần. Nhiều bữa tiệc tự chọn tại các cuộc họp màu xanh lá cây sẽ còn thức ăn, ngay cả khi có hệ thống đặt hàng nghiêm ngặt nhất, vì vậy hãy chuẩn bị sẵn thứ gì đó để dự phòng và đừng để thức ăn bị lãng phí.

17. Theo dõi Chiến dịch Email

Các cuộc khảo sát và khả năng phản hồi là quan trọng sau sự kiện. Chỉ cần đảm bảo rằng chúng là các chiến dịch trực tuyến chứ không phải là các biểu mẫu nhiều trang. Bạn cũng có thể bao gồm các ưu đãi như rút thăm trúng thưởng hoặc giảm giá cho những người hoàn thành nó.

18. Tránh cá nhân hóa

Ví dụ: số bảng và menu có ghi sẳn ngày tháng hoặc thông tin sự kiện cụ thể có nghĩa là bạn không thể sử dụng lại chúng. Hãy loại bỏ yếu tố đó để chúng có thể được lau sạch và sử dụng cho sự kiện tiếp theo của bạn.

19. Tùy chọn chiếu sáng LED

Ánh sáng có thể đóng một vai trò quan trọng trong phong cách trang trí và bầu không khí của bất kỳ sự kiện xanh nào. Chỉ cần đảm bảo đèn LED có công suất nhỏ hơn ánh sáng tiêu chuẩn.

20. Sổ tay giấy tái chế

Một số người chỉ thích làm điều đó ở trường cũ, vì vậy hãy để họ được làm điều đó tại sự kiện xanh của bạn! Sổ tay và ghi chú là cách làm việc ưa thích của nhiều người, vì vậy bạn vẫn nên chuẩn bị cho việc này. Tuy nhiên, bạn có thể giảm tác động bằng cách sử dụng sách giấy tái chế và khuyến khích tái sử dụng để những người tham dự có thể mang chúng về nhà làm quà tặng hoặc đơn giản là sử dụng chúng tại bàn làm việc trong văn phòng.

21. Tài trợ cho các buổi nghỉ giải lao

Cà phê thường đi đôi với những cuộc gặp gỡ. Vì vậy, ngay cả khi bạn không cung cấp thực phẩm, bạn có thể nâng cao nhận thức và sử dụng các lựa chọn cà phê thương mại công bằng. Nó không chỉ bổ sung một yếu tố kể chuyện để giúp quảng bá mà những giờ nghỉ giải lao được tài trợ này và rất tuyệt vời cho việc kết nối mạng lưới.

22. Thiết bị tiết kiệm nước

Để đạt được lợi ích lâu dài cho cuộc họp xanh, bạn có thể lắp đặt các thiết bị tiết kiệm nước trong văn phòng (hoặc tìm kiếm các thiết bị này tại địa điểm.) Điều này có thể bao gồm các tùy chọn như giảm sử dụng máy rửa bát, nhà vệ sinh hai bậc hoặc quy trình thu gom nước mưa.

23. Đóng gói số lượng lớn

Tránh các loại gia vị gói đơn lẻ như nước sốt và bơ, thay vào đó hãy chọn các lựa chọn số lượng lớn như các món bơ hoặc nước sốt có thể ép lại tập trung tại một quầy gia vị ở bên cạnh bàn tiệc tự chọn của bạn.

24. Khuyến khích người khác

Mở rộng phạm vi tiếp cận xanh của bạn bằng cách khuyến khích và nói với người khác về các sáng kiến ​​của bạn. Các đối thủ cạnh tranh luôn muốn dẫn trước, điều đó có nghĩa là nếu bạn bắt đầu áp dụng các phương pháp này, hãy khuyến khích hành vi của người tham dự. Các địa điểm và các doanh nghiệp khác cũng sẽ phải theo dõi để bắt kịp xu hướng.

25. Hoa giả

Những bó hoa tuyệt đẹp có thể được sử dụng trên bàn tiệc tự chọn như một vật trang trí, trên bàn làm việc hoặc làm vật trang trí nhưng chúng có thể tốn kém và ngắn hạn. Thay vào đó, hãy chọn các tùy chọn giả mà bạn có thể cất đi và sử dụng lại cho các chức năng khác của công ty cũng như cho cuộc họp tiếp theo.

26. Trồng cây-Sự ủng hộ của riêng bạn

Tạo một hoạt động trong đó những người tham dự có thể tự sơn chậu cây bằng gốm và đưa ra những hạt giống lạ vào cuối sự kiện để họ mang đi. Đó có thể là những loài thực vật kỳ lạ và tuyệt vời hoặc thứ gì đó bất ngờ như rau củ nhiều màu sắc.

27. Tấm năng lượng mặt trời

Các địa điểm kết hợp các tấm pin mặt trời sẽ có xếp hạng năng lượng tốt hơn và trạng thái xanh giúp giảm lượng khí thải carbon trong sự kiện của bạn. Tất nhiên, bạn cũng có thể bao gồm các bảng tạm thời của riêng bạn có thể cung cấp năng lượng cho những thứ như đèn hoặc trang trí hoạt hình.

28. Chương trình Sức khỏe

Đầu tư dài hạn bằng cách tổ chức các chương trình sức khỏe không chỉ nhằm mục đích cải thiện sức khỏe của những người tham dự của bạn mà còn khuyến khích một cuộc sống lành mạnh, hữu cơ và không có phương tiện đi lại. Ví dụ: việc nuôi dưỡng niềm yêu thích tập thể dục và duy trì hoạt động khiến những người tham dự ít có khả năng sử dụng ô tô hơn trong tương lai và đây là những sáng kiến ​​lâu dài giúp thay đổi quan điểm của nền văn hóa.

29. Sáng kiến ​​bù đắp carbon

Tìm kiếm các sáng kiến ​​của chính phủ hoặc địa phương giúp bù đắp lượng khí thải. Thực hiện điều này bằng cách mua các khoản bù đắp được tính theo lượng khí thải carbon của sự kiện của bạn (thường bằng cách cộng vào giá vé) hoặc đầu tư vào các sáng kiến ​​xanh cụ thể để cân bằng và trung hòa tác động của sự kiện đối với môi trường.

30. Vị trí trung tâm

Chọn các địa điểm tập trung cho những người tham dự để tính trung bình khoảng cách di chuyển và giảm lượng khí thải carbon. Ngoài ra, việc chọn các địa điểm ở giữa thành phố với nhiều tuyến giao thông sẽ khuyến khích người tham dự sử dụng phương tiện công cộng hoặc đi bộ thay thế.

31. Nhiều địa điểm

Chọn một địa điểm có thể cung cấp cho bạn toàn bộ gói để tránh vận chuyển và chi phí thiết lập bổ sung và ảnh hưởng. Ví dụ, các khách sạn sân bay có dịch vụ cho thuê phòng họp hoặc phòng họp cũng như nhà hàng hoặc dịch vụ ăn uống và lưu trú tất cả trong một.

32. Gian hàng / Đồ nội thất bằng bìa cứng

Sử dụng vật liệu tái chế cho các gian hàng tại triển lãm, triển lãm thương mại hoặc thậm chí là một không gian họp pop-up. Chúng có thể tái sử dụng, nỗ lực tối thiểu và có khả năng thích ứng cao. Thêm vào đó, chúng có thể được tái chế nhiều lần.

33. Tổ chức các cuộc thi sáng kiến bền vững

Thúc đẩy tính bền vững bằng cách tổ chức các cuộc thi sẽ tồn tại lâu hơn cuộc họp hoặc sự kiện xanh. Ví dụ, cung cấp các ưu đãi, giảm giá hoặc đặc quyền cho những người để xe ở nhà và đi bộ hoặc đạp xe đi làm mỗi ngày trong một tuần.

 

(Hết)

 

Tham khảo:

New Sustainable Event Management (2019 Edition): A Free Guide to Better Green Meetings