1. Bắt đầu quá muộn

Ngân sách được phê duyệt. Địa điểm đã được đặt trước. Chương trình làm việc đã được thiết lập. Bây giờ công cụ “xanh” là những gì? Bởi vì tính bền vững vẫn còn là một ý tưởng tương đối mới cho các sự kiện, nên chúng ta thường đưa nó vào quy trình muộn hơn, sau khi hầu hết các quyết định quan trọng đã được đưa ra. Hạn chế của việc này là làm giảm giá trị bền vững. Đặt tính bền vững vào đầu quá trình lập kế hoạch, đột nhiên những khả năng mới sẽ mở ra. Và một số sự thất vọng thường liên quan đến việc bắt đầu quá muộn – như không đạt được những gì chúng ta muốn – sẽ bị loại bỏ hoặc giảm bớt.

Do đó hãy bắt đầu tính bền vững sớm:

• Công nghệ tăng cường. Bạn có thể tăng mức độ tương tác của thành viên hoặc khách hàng bằng cách thêm các tùy chọn tham dự từ xa và công nghệ mới không?
• Tài trợ cùng chí hướng. Tìm kiếm các nhà tài trợ phù hợp với tính bền vững và CSR để tăng ngân sách và khả năng của bạn.
• Lên kế hoạch cho các cuộc họp gần. Cân nhắc vị trí tốt nhất để giảm thời gian mọi người xa gia đình, bên cạnh chi phí và lượng khí thải carbon để tham dự.

2. Thực hành trước mục đích và quy trình

Khi tổ chức các sự kiện xanh, danh mục kiểm tra các hạn mục thường rất dài. Thời gian thực hiện quá lâu chođến khi kết thúc một sự kiện, bạn có thể đã phải kiểm tra hàng trăm việc, bạn kiệt sức và vẫn cảm thấy như mình chưa đi đến đâu. Khi bạn ngừng chỉ nhìn vào những chi tiết vụn vặt của những thực hành và tập trung vào ý định của quá trình, đột nhiên mọi thứ trở nên có định hướng mục tiêu và sự sáng tạo được mở ra.

Do đó hãy chuyển trọng tâm lập kế hoạch của bạn:

• Chuyển tái chế cho gói ít hơn. Thay vì chạy xung quanh để kiểm tra xem có tái chế được không, hãy tạo bữa ăn tự chọn với bơ không đóng gói và không có polystyrene. Tập trung vào những gì góp phần giảm thiểu chất thải rắn nói chung.
• Đo lường hiệu suất. Sử dụng danh sách kiểm tra như một động lực để đo lường sự tương tác trong nhóm của bạn thay vì như một danh sách nhiệm vụ tạo ra gánh nặng. Danh sách kiểm tra có thể hỗ trợ một ý định tổng thể mà tất cả mọi người đều hiểu.
• Các quy trình thay đổi. Chuyển hướng sang các mục tiêu ngắn gọn hơn, tham gia vào nhóm và lập kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu và một cách rõ ràng hơn để đánh giá thành công. Mục đích này có thể được lặp lại trong hệ thống mua sắm, phát triển nguồn nhân lực, báo cáo và các quy trình lập kế hoạch cốt lõi khác. Làm cho nỗ lực hiệu quả hơn.

3. Truyền đạt quá mơ hồ về những điều mọi người đang không hiểu

Chúng ta sử dụng rất nhiều từ nổi tiếng trong thế giới sự kiện xanh: không chất thải, trung tính carbon, di sản, trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp và những từ khác. Tuy nhiên, đôi khi chúng có thể có ý nghĩa khác nhau đối với những người khác nhau. Thông thường, chúng ta không hiểu ý nghĩa kỹ thuật của chúng để có thể áp dụng rõ ràng và hiệu quả. Ví dụ, chúng ta trộn các sản phẩm có thể tái chế với các sản phẩm có nội dung tái chế.

Do đó, điều rất quan trọng là phải cụ thể về các thực hành sự kiện xanh, đặc biệt là khi truyền đạt chúng cho các nhà cung cấp và người tham gia. Không làm như vậy sẽ khiến các sự kiện gặp rủi ro và có thể dẫn đến hiểu lầm và thất vọng.

Do đó hãy khuyến khích sự minh bạch:

• Hãy hỏi các nhà cung cấp của bạn về kiến ​​thức chuyên môn của họ. Ví dụ: Hãy xem xét tình huống của một nhà lập kế hoạch trả một khoản phí bổ sung để sử dụng đồ dùng dịch vụ phân hủy sinh học cho một sự kiện. Anh ấy thêm ghi chú về điều này vào trang web sự kiện xanh của mình để những người tham dự được biết. Trong bữa trưa, một người tham dự chụp ảnh một thùng rác chứa đầy đĩa, cốc và dao kéo và chia sẻ nó qua Twitter cùng với lý do là quá hoang phí. Người lập kế hoạch hỏi người phục vụ ăn uống tại sao đồ dùng phục vụ không được ủ. Chỉ để tìm hiểu các dụng cụ phục vụ có thể phân hủy sinh học không được chấp nhận để làm phân hữu cơ tại địa phương, và phải được chôn lấp, và nếu anh ta muốn đồ dùng dịch vụ được làm phân hủy, anh ta cần mua các vật dụng có thể phân hủy chứ không chỉ phân hủy sinh học.
• Truyền thông rõ ràng với những người tham gia. Quản lý kỳ vọng của họ từ sớm, đi sâu về mức độ bền vững của sự kiện nếu cần.
• Lọc các chiến dịch tiếp thị để phủ xanh. Điều này đảm bảo rằng bạn không sử dụng thông tin có khả năng lừa đảo để tạo ra một sản phẩm — hoặc trong trường hợp này là một sự kiện hoặc sản phẩm liên quan đến sự kiện — có vẻ có trách nhiệm với môi trường hơn thực tế. Điều này đitừ mơ hồ (chính xác là sự kiện không chất thải là gì?) đến thiếu bằng chứng (xin lỗi, thưa ông, những huy hiệu có thể phân hủy sinh học đó đã được kiểm tra để phân hủy trong phân trộn của tôi chưa?).

4. Đưa dữ liệu trước câu chuyện.

Những con số tổng hợp thể hiện tác động có thể định lượng được của các sự kiện xanh có thể là mục tiêu yêu thích của các nhà lập kế hoạch sự kiện. Sau tất cả, bây giờ bạn có thể thấy nó đang hoạt động. Tuy nhiên, sự bền vững được nói tốt hơn bằng những câu chuyện, và sau đó được hỗ trợ bởi những con số có ý nghĩa.  Mọi người thường tìm kiếm lợi tức đầu tư về mặt cảm xúc vào tính bền vững, điều tốt nhất là chia sẻ những câu chuyện với sự quan tâm của con người.

Do đó hãy kết hợp kể chuyện.

• Sử dụng nguồn cung ứng địa phương. Ví dụ, cho những người tham gia biết 100% một buổi dạ tiệc có nguồn gốc từ địa phương là tốt. Nhưng điều thực sự khiến họ nghĩ rằng nó xuất sắc là khi họ có thể xem một đoạn video ngắn trước bữa ăn giới thiệu về người nông dân và gia đình của anh ta, những người đã nuôi dưỡng bữa ăn của họ, đầu bếp đã chuẩn bị và nhân viên phục vụ bữa ăn.
• Chuyển đổi thành các giá trị. Không phải tất cả mọi thứ đều hấp dẫn tất cả mọi người và việc chuyển đổi thông tin thành những câu chuyện thu hút cuộc sống hàng ngày của những người tham dự sẽ mang lại lợi ích cho họ. Ví dụ, thảo luận về tác động sức khỏe của các quy trình và vật liệu không bền vững hoặc ảnh hưởng mà điều này có thể gây ra đối với tội phạm hoặc an toàn công cộng trong cuộc sống của chính họ gây ra một mối quan hệ và khiến họ phải suy nghĩ.
• Quan tâm đến hệ động thực vật. Hầu hết mọi người sẽ tìm thấy sự đồng cảm với một con vật hơn là một con người khác, vì vậy hãy sử dụng sự dễ thương và lanh lợi để đưa ra quan điểm của bạn. Chỉ ra tác động của các sáng kiến ​​không bền vững và điều này ảnh hưởng như thế nào đến hệ sinh thái hoặc bản thân các loài động vật. Như vậy bạn sẽ dễ dàng thuyết phục mọi người cùng tham gia hơn.

Đón xem bài viết tiếp theo

Điều chỉnh dễ dàng cho một sự kiện xanh hơn: 8 lĩnh vực bạn có thể tạo ra sự khác biệt lớn NGAY HÔM NAY

Các link bài viết có liên quan:

Hướng dẫn Quản lý sự kiện bền vững

Hướng dẫn quản lý sự kiện bền vững_cách bắt đầu cho các sự kiện bền vững