Trừ khi wi-fi của bạn đã ngừng hoạt động trong vài tháng  (trong trường hợp đó, bạn có thể sẽ không thấy phần này), bạn có thể đã đọc một hoặc mười bài báo về các nền tảng sự kiện ảo. Ngoài ra, mọi người có thể đã tham gia ít nhất 3 sự kiện ảo, hội nghị trực tuyến hoặc bàn tròn kỹ thuật số trong 6 tháng qua. Chúng ta ngày càng đắm chìm vào môi trường ảo của các cuộc gặp gỡ, thảo luận và thậm chí là trải nghiệm triển lãm thương mại, xu hướng này có thể được một số người coi là một bước nhảy vọt so với giá trị của các sự kiện trực tiếp.

Các sự kiện ảo tạo ra nhiều thách thức cho ngành tổ chức sự kiện và triển lãm, đồng thời là mối đe dọa đối với một số nhưng lại là cơ hội cho những người khác. Có một điều chắc chắn là sẽ không thiếu các sự kiện trực tuyến và sẽ bớt đi rất nhiều rào cản về địa lý.

Hãy cùng chúng tôi xem xét một số thay đổi có tác động mạnh mẽ nhất mà ngành sự kiện đã trải qua khi chúng ta nhìn vào sự phát triển ngắn hạn của ngành hội họp, sự kiện và triển lãm quốc tế cũng như những thách thức mà nó đưa ra.

Sự kiện ảo tạo ra sự thay đổi hành vi

Mọi người đang quen với việc ở nhà và có mọi thứ trong tầm tay trên thiết bị di động hoặc máy tính xách tay của họ. Sự kiện ảo là một cách mới để thích ứng với “phong cách sống kỹ thuật số” của chúng ta, mang đến cho chúng ta sự linh hoạt để tham dự bất kỳ sự kiện nào trên thế giới từ sự thoải mái tại nhà của mình, loại bỏ những ràng buộc của việc đi lại. Tại sao bạn nên di chuyển hoặc đi du lịch khi bạn có thể tham gia các cuộc họp và thậm chí phát trực tuyến phim trên màn hình thứ hai trong khi những người thuyết trình nhàm chán cung cấp “Death by Power Point” kinh hoàng?

Một mô hình bền vững hơn về mặt tài chính?

Rõ ràng, sẽ có ít chi phí đi lại hơn nhờ các cuộc họp trực tuyến và các sự kiện ảo. Các công ty có thể thay thế việc tham dự sự kiện trực tiếp bằng các sự kiện ảo. Điều này có vẻ đặc biệt hấp dẫn đối với giáo dục và chuyển giao kiến ​​thức. Nếu xu hướng này vẫn tiếp diễn, các hội thảo và lớp học tại chỗ có thể trở nên kém thú vị hơn đối với nhiều công ty.

Tuy nhiên, khi kỳ vọng về chất lượng của các sự kiện ảo sẽ tăng lên, điều này chắc chắn sẽ phản ánh trong giá vé cho các hội nghị ảo.

Mặc dù điều này sẽ ảnh hưởng đến ngành sự kiện, nhưng nhiều người sẽ cảm thấy thôi thúc tham gia các lớp học, hội nghị hoặc hội thảo tại chỗ – đơn giản vì chúng ta là con người, cần giao tiếp xã hội và tiếp xúc trực tiếp.

 

Vì vậy, trong ngắn hạn có những lợi ích tài chính mà các tổ chức sẽ thu được, vì họ chi tiêu ít hơn cho việc đi du lịch, v.v. Tuy nhiên, bạn vẫn cần kết nối và phát triển các mối quan hệ hoặc điều này có thể có ý nghĩa lâu dài đối với sự ổn định tài chính tổng thể của tổ chức bạn .

Cân bằng giữa chất lượng và số lượng

Bằng cách loại bỏ sự ràng buộc của các rào cản vật lý, các nhà tổ chức sự kiện đang tăng đáng kể lượng người tham dự sự kiện của họ. Tại Ungerboeck, các Hội nghị đoàn kết khu vực năm 2020 tăng gần gấp ba số lượng người tham dự từ các sự kiện tại chỗ vào năm trước. Khi các sự kiện ngày càng trở nên dễ tiếp cận hơn và số lượng người tham dự ngày càng tăng, thì sự kiện trực tuyến trở nên dễ dàng hơn rất nhiều so với sự kiện trực tiếp. Vì vậy, khi bạn đang lên kế hoạch cho các sự kiện ảo hoặc kết hợp, bạn bắt buộc phải tập trung vào việc tạo ra trải nghiệm hấp dẫn cho người tham dự.

Khi các công ty và nhà tổ chức sự kiện ngày càng tăng lượng người tham dự và mở rộng phạm vi thị trường, sẽ có cơ hội kết nối với khách hàng và những khách hàng tiềm năng có thể đã không tham dự các sự kiện của bạn trong quá khứ. Tuy nhiên, hãy thận trọng vì nếu bạn không đầu tư vào việc tạo ra trải nghiệm trực tuyến đáng nhớ và dành thời gian để xây dựng các mối quan hệ, bạn có thể mất những người này khi các sự kiện trực tiếp quay trở lại trong tương lai. Chất lượng, sự tương tác, giải trí và lợi ích cá nhân cho người tham dự sẽ khiến người tham dự bỏ các sự kiện trong tương lai nếu họ không thấy giá trị của nó đối với họ.

Mức độ tương tác của sự kiện và giá trị người tham dự có thể đo lường được so với sự kiện trực tuyến

Các nhà tổ chức sẽ phải có nhiều quyền sở hữu hơn đối với sự thành công của các nhà triển lãm, nhà tài trợ và người tham dự trong các sự kiện ảo. Khi tham dự một sự kiện tại chỗ, những người tham dự và nhà triển lãm có rất nhiều quyền kiểm soát đối với những gì họ làm và những người họ kết nối. Họ có thể tạo ra những cơ hội mới trong sự kiện từ những lời giới thiệu trên bàn ăn trưa, trò chuyện nhanh ở hành lang hoặc bắt chuyện trong giờ giải lao. Các sự kiện trực tiếp cung cấp cho chúng ta một thước đo thuận tiện, cộng với vị trí và thức ăn luôn được bổ sung vào trải nghiệm.

Tuy nhiên, với các sự kiện ảo, các chỉ số thành công, bao gồm giá trị và lợi tức đầu tư cho cả nhà tài trợ và nhà triển lãm đã thay đổi. Môi trường kỹ thuật số tạo ra ranh giới mới với những người tham dự và giới hạn sự tương tác của chúng ta với nhau. Giao tiếp có xu hướng ít mang tính cá nhân hơn và các kết nối trở nên hời hợt hơn.

Các nhà tổ chức sự kiện phải đổi mới và xem xét các cách thức mới để tạo điều kiện đối thoại giữa những người tham gia, đơn vị triển lãm và nhà tài trợ. Họ phải suy nghĩ lại về độ dài của sự kiện, nội dung và thời lượng của các phiên của họ, và thậm chí cả bố cục của nền tảng sự kiện ảo của họ. Khi cung cấp trải nghiệm trực tuyến, chúng ta cần lưu ý rằng chúng ta cạnh tranh với một thế giới hoàn toàn mới về những thứ gây xao nhãng xảy ra xung quanh những người tham dự của chúng tôi.

Kiếm tiền từ sự kiện ảo

Khi tổ chức các sự kiện ảo, chi phí cho mỗi khách truy cập giảm đáng kể, mang lại cho các nhà tổ chức khả năng mở rộng không giới hạn. Bạn có thể thực hiện hàng trăm sự kiện với hàng nghìn người tham dự với chi phí thấp – vì vậy việc đảm nhận công việc hậu cần cho sự kiện không còn là rào cản gia nhập. Giờ đây, nó phụ thuộc vào sự sáng tạo nội dung, tương tác với nền tảng và tiếp thị, nhưng quan trọng nhất là cách bạn tận dụng những sự kiện này vào các mô hình và phân tích doanh thu. Không có gì ngạc nhiên khi mọi người càng cảm thấy họ nhận được giá trị cho sự tham dự của họ, thì họ càng có nhiều khả năng trả giá cao hơn cho việc tham gia. Vì vậy, mặc dù việc tổ chức sự kiện có thể dễ dàng hơn nhiều, nhưng việc cung cấp giá trị cho người tham dự khi họ tham dự nhiều lần, cũng như, việc tạo ra một mô hình doanh thu cho các nhà tổ chức sẽ cần được chú ý nhiều hơn.

Thay đổi vai trò của các chuyên gia tổ chức sự kiện

Việc học liên tục và các kỹ năng được chứng nhận quan trọng hơn bao giờ hết vì ngày nay vai trò công việc thay đổi nhanh chóng. Các chuyên gia tổ chức sự kiện cần phát triển các kỹ năng mới khi thiết kế các sự kiện ảo thành công. Họ cần mở rộng kiến ​​thức về các cuộc họp kỹ thuật số và trực tuyến nếu họ muốn trở thành chuyên gia thực sự trong lĩnh vực phân tích và tham gia sự kiện trực tuyến. Những kỹ năng này sẽ là chìa khóa để cung cấp các sự kiện ảo. Bạn không còn có thể dựa vào việc sử dụng những gì đã hoạt động trong quá khứ, trong các sự kiện trực tiếp của bạn. Các nhà quản lý sự kiện nắm bắt được sự thay đổi và công nghệ mới sẽ là những người dẫn đầu và chiến thắng trong kỷ nguyên sự kiện ảo.

Phần kết luận

Sự kiện ảo sẽ ở lại với chúng ta trong một thời gian và chúng đi kèm với nhiều lợi thế, đặc biệt là trong những thời điểm mà việc gặp mặt trực tiếp không phải là một lựa chọn. Đồng thời, chúng thay đổi các mô hình kinh doanh sự kiện cổ điển và chắc chắn sẽ có những thách thức mới.

Khi ngành sự kiện phát triển, các sự kiện ảo sẽ có chiều sâu hơn và tạo cơ hội mới cho các nhà tổ chức sự kiện liên quan đến chất lượng, khả năng kiếm tiền và mức độ tương tác của người tham dự. Phân tích tốt hơn mở ra những cách mới để cải thiện nội dung sự kiện và trải nghiệm của người tham dự.

 

Các chuyên gia tổ chức sự kiện cần phải thích ứng với những thay đổi do các sự kiện ảo thể hiện. Bằng cách kết hợp tốt nhất các sự kiện tại chỗ và sự kiện ảo thành trải nghiệm kết hợp hấp dẫn, họ có thể tạo ra trải nghiệm sự kiện sáng tạo với các phân tích chưa từng có và các kỹ thuật tương tác mới.