Tài liệu “7 bước cho sự kiện xanh hơn” trình bày một cách rõ ràng và thú vị tất cả những điểm chính mà người tổ chức sự kiện nên cân nhắc để tổ chức một sự kiện xanh.
Bước 1: Hãy cân nhắc các sự kiện có thể tổ chức trực tuyến!
- Những người tham gia của bạn có cần phải có mặt tại chỗ không?
- Nếu vậy, hãy đảm bảo rằng bạn cũng cung cấp dịch vụ tham dự trực tuyến.
- Đặt mục tiêu và khuyến khích sự tham gia online – thông báo sự tham gia online trong thư mời và trên trang đăng ký.
- Triển khai hội nghị truyền hình và webcasting đáng tin cậy.
- Điều chỉnh chương trình của bạn: làm cho chương trình ngắn gọn, hấp dẫn và mang tính tương tác. Truyền bá nội dung trong vài ngày nếu cần.
Bước 2: Ưu tiên địa điểm tổ chức hội nghị xanh
- Hãy chọn một địa điểm có kết nối giao thông công cộng tốt, tốt nhất là gần các trung tâm giao thông lớn để giảm bớt xe buýt đưa đón và taxi.
- Ưu tiên các khách sạn được chứng nhận thân thiện với môi trường (EU Ecolabel, Green key, EMAS, ISO 14001), gần địa điểm tổ chức hội nghị và có kết nối giao thông công cộng thuận tiện.
- Quan tâm đến hiệu quả sử dụng năng lượng và phân loại rác thải: chọn trước các địa điểm được dán nhãn sinh thái. Hãy tìm chúng trên các trang web hội nghị của thành phố đăng cai.
- Đặt hàng thiết bị kỹ thuật tiết kiệm năng lượng.
Bước 3: Thực hiện chuyến du lịch hội nghị ít carbon
- Cung cấp thẻ sử dụng phương tiện giao thông công cộng với chỉ dẫn và thời gian biểu rõ ràng.
- Nếu bạn cần chuyển tuyến địa phương, hãy sử dụng xe buýt (điện) hoặc xe buýt nhỏ.
- Bù đắp lượng khí thải carbon từ các chuyến bay xuyên lục địa, nếu có.
- Khuyến khích đi bộ – cung cấp bản đồ để thực hiện việc này dễ dàng.
Bước 4: Từ chối – Giảm thiểu – Tái sử dụng – Tái chế
- Hãy suy nghĩ kỹ trước khi bạn đặt hàng các mặt hàng khuyến mại hoặc biển hiệu và tài liệu in ấn.
- Nếu bạn thực sự cần chúng, chỉ đặt hàng với số lượng tối thiểu.
- Hướng tới sản xuất và phân phối bền vững.
- Chọn một thiết kế chung để cho phép sử dụng lại.
- Sử dụng smart-paper: cho tất cả thông tin hội nghị trực tuyến.
Bước 5: Thực đơn xanh
- Chọn thực đơn hữu cơ, ưu tiên thực phẩm của địa phương và theo mùa.
- Ưu tiên thực phẩm có nguồn gốc thực vật để giảm lượng khí thải carbon.
- Điều chỉnh số lượng phù hợp với số lượng người tham gia đã được xác nhận để hạn chế lãng phí.
- Tránh bộ đồ ăn dùng một lần. Nếu bạn thực sự cần, hãy sử dụng vật liệu bền vững.
- Cung cấp nước máy hoặc, nếu cần thiết, máy lọc nước.
- Hãy quyên góp thức ăn cho các tổ chức từ thiện.
Bước 6: Làm đẹp sự kiện xanh
- Ưu tiên biển hiệu kỹ thuật số.
- Nếu cần, hãy sử dụng biển chỉ dẫn địa phương hiện có và có thể tái sử dụng.
- Sử dụng chung chung để dễ sử dụng lại: tạo các cuộn và biểu ngữ có tên hoặc khẩu hiệu chính sách thay vì tiêu đề/ngày sự kiện.
Bước 7: Truyền thông sự kiện xanh
- Sử dụng lời mời để giúp người tham gia biết đến các lựa chọn xanh của bạn ngay từ đầu.
- Sử dụng phương tiện truyền thông xã hội để thúc đẩy hành động xanh của bạn.
- Đặt các màn hình có thể tái sử dụng tại các vị trí chiến lược (bàn buffet, bàn đăng ký) để cho người tham gia biết về tất cả những điều tốt đẹp mà bạn đang làm.
- Yêu cầu phản hồi và đề xuất về tính bền vững như một phần của đánh giá sau hội nghị của bạn.
Hanni Tran
Tham khảo: Uỷ ban Châu Âu