1. CHUẨN BỊ HOẠT ĐỘNG VÀ NHÂN VIÊN

Khi Trung tâm Hội nghị, Cuộc họp và Sự kiện khởi động lại hoạt động, cần đảm bảo đạt được thành công trong bình thường mới và có đội ngũ được đào tạo để chuẩn bị và thực hiện các kế hoạch hoạt động:

• Trung tâm hội nghị, các cuộc họp và sự kiện sẵn sàng hoạt động để mở lại khi:

o Được cấp giấy phép mở lại nếu được yêu cầu bởi chính quyền địa phương.

o Xây dựng kế hoạch phòng ngừa COVID-19 bao gồm danh sách hành động / kiểm tra phòng ngừa lây nhiễm và kế hoạch làm sạch và khử trùng đặc biệt.

o Xác nhận rằng các bên liên quan chính như sân bay, xe khách và các đối tác vận tải khác có các giao thức tương tự tại chỗ.

o Sắp xếp khoảng cách vật lý trong cách bố trí văn phòng và giới hạn số lượng nhân viên ở các khu vực hậu trường chung. Hỗ trợ làm việc tại nhà để giảm mật độ tại nơi làm việc nếu có thể và tổ chức ca làm việc cố định cho nhân viên để giảm thiểu rủi ro.

o Thiết kế và chia sẻ hình ảnh sơ đồ tổ chức sự kiện để thể hiện sự chuẩn bị chu đáo.

o Thực hiện các hướng dẫn về an toàn và sức khỏe của nhân viên, bao gồm kiểm tra sức khỏe cho nhân viên nếu được địa phương yêu cầu. Nếu không bắt buộc, ban quản lý địa điểm tổ chức và nhà tổ chức ban hành chính sách nhân viên được nghỉ ở nhà đối với bất kỳ ai có triệu chứng hoặc tăng nhiệt độ theo hướng dẫn của Tổ chức Y tế Thế giới (WHO).

o Hướng dẫn giản cách vật lý, đặc biệt là đối với việc xếp hàng và nếu có thể, hãy đánh dấu để người tham gia và nhân viên được thực hiện dễ dàng.

o Triển khai các công nghệ mới để cho phép tự động hóa như đăng ký không tiếp xúc và thanh toán không tiếp xúc nếu có thể.

o Đánh giá việc sử dụng các công nghệ và đổi mới kỹ thuật số để tích hợp trải nghiệm ảo như một phần của sự kiện khi áp dụng.

o Đánh giá các đổi mới về sự sạch sẽ và khử trùng với xác nhận từ các cơ quan chuyên gia và các tổ chức chính phủ, như WHO, và chia sẻ các thực tiễn tốt nhất.

o Xác nhận rằng các nhà hàng, quán cà phê, ki-ốt và nhà cung cấp bên thứ ba đã thực hiện các giao thức tương tự liên quan đến kiểm soát chuỗi cung ứng, xử lý và chuẩn bị thực phẩm, vệ sinh, số hóa, quản lý xếp hàng và làm sạch sâu.

o Đảm bảo sử dụng thiết bị bảo vệ cá nhân (PPE) cho nhân viên như khẩu trang và găng tay miễn là theo yêu cầu của phương pháp dựa trên rủi ro.

o Sử dụng lời mời kỹ thuật số khi có thể cho các cuộc họp và sự kiện thay vì giấy

o Kiểm tra điều hòa không khí và các thiết bị trao đổi không khí.

 

• Trung tâm hội nghị, các cuộc họp và sự kiện nên đào tạo nhân viên chuẩn bị và thực hiện các kế hoạch hoạt động bằng cách:

o Tạo và thực hiện các giao thức cho nhân viên và hoạt động của cả địa điểm và nhà tổ chức. Đảm bảo sự liên kết giữa sự kiện và người tổ chức.

o Cung cấp cho nhân viên các công cụ và thông tin cần thiết về kiểm soát lây nhiễm, khoảng cách vật lý, tương tác với khách và các biện pháp vệ sinh nâng cao bao gồm rửa tay, sử dụng khẩu trang và găng tay bắt buộc theo khuyến nghị của cơ quan y tế địa phương hoặc nghiêm ngặt hơn nếu được yêu cầu bởi quy trình của cơ quan hoặc tổ chức.

o Yêu cầu các bên liên quan chính như các công ty cung cấp thực phẩm, huấn luyện viên và các đối tác vận tải khác đã đào tạo nhân viên của họ trên cơ sở các giao thức tương tự.

o Tất cả các khóa đào tạo nên được cập nhật từ cảnh báo mới nhất của các cơ quan y tế công cộng và / hoặc WHO.

o Giám sát liên tục về sức khỏe của các thành viên trong nhóm bằng cách quản lý, khuyến khích họ tuân theo các hướng dẫn của chính phủ và WHO.

 

2. BẢO ĐẢM CÁC TRẢI NGHIỆM AN TOÀN

Khi các Trung tâm Hội nghị, Cuộc họp và Sự kiện hoạt động để đảm bảo họ cung cấp trải nghiệm an toàn cho nhân viên và người tham gia thông qua các thực hành tốt nhất về vệ sinh, họ cần đảm bảo rằng họ có:

• Các quy trình được thực hiện tập trung vào các biện pháp vệ sinh, khử trùng và làm sạch sâu cũng như tăng tần suất làm sạch / khử trùng.

o Chọn sản phẩm khử trùng được cơ quan y tế phê duyệt.

o Xem lại hướng dẫn để làm sạch đến tất cả các khu vực của địa điểm tổ chức bao gồm nhà vệ sinh, thang máy, thang cuốn, khu vực hội nghị, hành lang và các khu vực chung tập trung cụ thể vào các điểm tiếp xúc trước tiên. Các lớp bọc bên ngoài nên được loại bỏ.

o Hướng dẫn người tham gia đảm bảo khoảng cách vật lý khi sử dụng thang máy.

o Đã phê duyệt các sản phẩm khử trùng tại các khu vực vệ sinh dành cho những người tham gia dưới dạng thuốc khử trùng tay chứa cồn hoặc hypochlorous axit thích hợp trong toàn bộ địa điểm dựa trên các khu vực đi lại cao. Cung cấp thêm các sản phẩm khử trùng riêng lẻ cho người tham gia.

o Tần suất xử lý chất thải theo từng khu vực

• Đã triển khai khoảng cách vật lý để phân phối chỗ ngồi, gian hàng và lối đi, thu thập kích thước, sử dụng hướng dẫn của chính phủ nếu có. Tạo hỗ trợ trực quan để hướng dẫn người tham gia.

• Giảm số lượng người tham gia tại các địa điểm phù hợp và theo yêu cầu của quy định địa phương. Phân biệt giữa các khu vực rủi ro khác nhau trong địa điểm tổ chứx và xem xét các biện pháp phù hợp.

• Đã thực hiện các quy trình của khách hàng bao gồm thông tin người tham gia và khoảng cách vật lý:

o Được xem xét câu hỏi đánh giá rủi ro trước khi đến.

o Kiểm tra sức khỏe / nhiệt độ của người tham gia nếu có yêu cầu từ chính quyền địa phương.

o Hạn chế tương tác vật lý và có thể xếp hàng tại quầy lễ tân và đăng ký nếu được pháp luật cho phép

o Khuyến nghị sử dụng khẩu trang cho đến khi nào còn yêu cầu theo phương pháp dựa trên rủi ro.

o Tạo các không gian cách ly bên ngoài địa điểm nơi có thể cho các cá nhân có triệu chứng COVID-19.

• Tăng cường an toàn vệ sinh thực phẩm bằng cách:

o Tránh tham gia xử lý thực phẩm tại các bữa tiệc.

o Vệ sinh máy móc thường xuyên do người tham gia xử lý.

o Tạo các giao thức nước / nước giải khát, theo đó người tham gia nên mang theo chai nước riêng để có thể rót ở những nơi có nước uống an toàn.

o Tăng cường vệ sinh và làm sạch & khử trùng bàn ngay sau khi người tham gia rời đi.

o Thực hiện khoảng cách vật lý thông qua khoảng cách bảng và chỗ ngồi của người tham gia phù hợp.

o Xem xét giảm thiểu những gì được đặt trên các bảng và cung cấp các mặt hàng đóng gói riêng nếu khả thi.

o Thực hiện các giao thức thực phẩm liên quan đến thực phẩm thuê ngoài.

3. XÂY DỰNG LẠI LÒNG TIN VÀ SỰ TỰ TIN

Khi các Trung tâm Hội nghị, Cuộc họp và Sự kiện hoạt động để xây dựng lại niềm tin và sự tự tin thông qua tính minh bạch và giao tiếp với những người tham gia và người tổ chức, họ nên:

• Cung cấp thông tin liên lạc rõ ràng, nhất quán và nâng cao với khách hàng về các giao thức an toàn vệ sinh & sức khỏe mới thông qua các kênh tổ chức, cả về mặt kỹ thuật số và vật lý tại các địa điểm. Nhân viên trực tiếp / nhân viên văn phòng nên được đào tạo để trả lời các câu hỏi của người tham gia.
• Chia sẻ hướng dẫn cho người tham gia trước sự kiện qua email và trực tiếp trên cơ sở lời khuyên từ các cơ quan y tế có thể bao gồm đeo khẩu trang, hướng dẫn vệ sinh tay và tránh tiếp xúc thân thể. Cung cấp rõ ràng cho khách về trách nhiệm chăm sóc của địa điểm và tổ chức. Các địa điểm cũng có thể chia sẻ sơ đồ tổ chứcmẫu để chứng minh sự chuẩn bị chu đáo.
• Thực hiện các biển báo rõ ràng trong toàn bộ địa điểm để thông báo cho người tham gia về các giao thức làm sạch nâng cao, khoảng cách vật lý và các khuyến nghị.
• Cung cấp các sản phẩm khử trùng đã được phê duyệt cho những người tham gia dưới dạng thuốc khử trùng tay chứa cồn khi thích hợp dựa trên các khu vực đi lại cao. Được cung cấp hoặc cung cấp để mua thêm các sản phẩm khử trùng cá nhân cho người tham gia.
• Thông báo cho khách về hỗ trợ có sẵn nếu có câu hỏi hoặc thắc mắc. Nhân viên phải giao tiếp với khách nên họ phải được đào tạo và chuẩn bị để trả lời các câu hỏi, giải quyết các thách thức và chia sẻ các giao thức trước và trong chuyến đi để trấn an du khách.
• Hợp tác với nhà cung cấp bên thứ ba để cung cấp bảo hiểm bao gồm COVID-19.
• Xem xét khả năng tổ chức các sự kiện lai tạo trong tương lai bằng cách sử dụng các nền tảng ảo, cho phép người tham gia tham gia ngay cả khi quyết định không đi tham dự.
• Địa điểm nên thiết lập điểm dịch vụ y tế và đảm bảo nhóm hỗ trợ y tế có thể giải quyết các trường hợp COVID-19.

4. CHÍNH SÁCH THỰC HIỆN

Khi các Trung tâm Hội nghị, Cuộc họp và Sự kiện hoạt động để phục hồi, điều cần thiết là phải cho phép các chính sách được thực thi ở cấp chính phủ. Các Trung tâm Hội nghị, Cuộc họp và Sự kiện dựa vào quy định của chính phủ:

• Hợp tác với ngành, các nhà cung cấp và các chính phủ khác khi các quy tắc mới về du lịch xuyên biên giới cho người dân và hàng hóa được phát triển.
• Cung cấp các gói cứu trợ tài chính cho ngành thông qua việc giảm thuế, phí và lệ phí để kích thích nhu cầu.
• Tạo các ưu đãi và cung cấp hỗ trợ trực tiếp để tăng thời gian lưu trú tại các điểm đến cũng như cung cấp các ưu đãi về thuế.
• Tăng cường quảng bá điểm đến để tăng nhu cầu và thu hút các sự kiện cả trong nước và quốc tế.

 

GapEdu Team.